Zautomatyzowana realizacja zamówień on-line, nawet w 4 minuty!

Zautomatyzowana realizacja zamówień w 4 minuty? Tak, to możliwe.

Jeśli jeszcze nie składasz zamówień przez naszą stronę – to idealny moment, by zacząć. Dlaczego? Bo właśnie zakończyliśmy wdrażanie kompletnej automatyzacji obsługi zamówień – od chwili ich złożenia aż po przekazanie paczki kurierowi. Nasz rekord to 4 minuty – i to wliczając:

- automatyczne sprawdzenie statusu płatności,

- weryfikację stanów magazynowych (zarówno systemową, jak i fizyczną),

- wystawienie dokumentu sprzedaży (faktura VAT lub paragon),

- wygenerowanie etykiety kurierskiej,

- rozbicie zestawów na składniki i aktualizację stanów magazynowych,

- podwójną weryfikację numeru VAT UE (VIES),

- wysyłkę spersonalizowanego e-maila z zawartością paczki i linkiem do śledzenia przesyłki.

Dla porównania – wcześniej cały proces zabierał około 15 minut. Teraz działa całkowicie automatycznie, człowiek tylko nadzoruje to.

Co ważne – pełna zgodność z VAT UE (VIES)

W ramach tego procesu wdrożyliśmy także automatyczne rozpoznawanie numerów VAT UE (VIES) – zarówno podczas składania zamówienia w sklepie, jak i po jego pojawieniu się w BaseLinkerze.

- Jeśli numer VAT jest aktywny, system automatycznie przypisuje 0% VAT i oznacza zamówienie jako wewnątrzwspólnotowe.

- Jeśli numer VAT nie istnieje lub nie działa, klient nadal może złożyć zamówienie – ale system nalicza standardową stawkę 23%.

Dodatkowo, aktywny numer VAT UE uruchamia powiadomienie do działu księgowości, zawierające dane klienta i wynik weryfikacji. Dzięki temu dokumenty są od razu poprawne, a księgowość ma pełen obraz do dalszej ewidencji.

Obsługa płatności – zautomatyzowana i bezpieczna

Płatności online (Przelewy24, PayU, Blik)

Zamówienia są uruchamiane natychmiast po potwierdzeniu płatności. System automatycznie rozpoznaje status i uruchamia dalsze kroki: wystawienie dokumentu, druk, etykieta, e-mail do klienta.

Za pobraniem

Rozpoznawana automatycznie, generowane są etykiety z odpowiednią kwotą COD.

Przelewy tradycyjne

Proces wydłużony – realizacja następuje dopiero po:

- ręcznym zatwierdzeniu wpłaty,

- lub automatycznym imporcie danych z banku / e-maila.

Integracja kanałów sprzedaży i pełna zgodność nazw

System obsługuje wszystkie kanały obsługiwane przez BaseLinker – Allegro, Amazon, eBay, OLX, Shopee, WooCommerce, PrestaShop i inne.

Niezależnie od nazewnictwa w danym kanale – produkt identyfikowany jest po SKU, EAN lub ID, a na fakturze i w dokumentach magazynowych zawsze pojawia się poprawna, jednolita nazwa z Fakturowni.

Dodatkowo każdy dokument sprzedażowy jest załączany w formie .pdf, paragony i faktury mają zachowany pełny szablon i wygląd z programu księgowego.

Pliki te obsadzane są do BaseLinkera, co umożliwia wysyłanie ich w sposób automatyczny zgodnie z akcjami utworzonymi w systemie (Zamówienia → Automatyczne akcje).

Obsługa zestawów – automatyczne rozbijanie na składniki

Zestawy (produkty złożone) są:

- rozbijane na elementy już na etapie zamówienia,

- prezentowane jako osobne pozycje na fakturze/paragonie,

- uwzględniane poprawnie na dokumencie magazynowym,

- odliczane z magazynu każda składowa z osobna.

Dzięki temu unika się błędów w stanach, reklamacji i nieporozumień z klientem. Ponadto można prowadzić gospodarkę ewidencyjną i magazynową na różnych oddziałach.

Ostatni krok ręczny? Tylko aktualizacja translacji nazw

Gdy dodajemy nowe produkty do Fakturowni, wykonujemy jedynie:

1. Eksport pliku XLS z magazynu Fakturowni,
2. Skopiowanie go do Google Sheets, gdzie znajduje się macierz translacyjna SKU → nazwa.

Dzięki temu nawet produkty z nowych kanałów są poprawnie tłumaczone na właściwe nazwy. System BL czy Fakturownia nie umożliwiają do dziś takiej funkcjonalności.

Wszystko zbudowane w Make lub n8n (low code)

Całość może być zrealizowana:

- w Make (Integromat) – którego używamy na co dzień i wystarczające w mniejszej skali,

- lub w n8n – jeśli ktoś preferuje rozwiązania self-hosted i gdy zamówień jest dużo.

To rozwiązanie:

- jest tańsze niż ręczna obsługa,

- szybsze,

- bardziej niezawodne,

- i w pełni skalowalne.

To działa. I może działać też u Ciebie.

Nie są to założenia teoretyczne – ten system działa w praktyce, każdego dnia przetwarzając zamówienia z wielu kanałów, oszczędzając dziesiątki minut pracy i eliminując błędy.

Chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie?

Skontaktuj się z nami – pomożemy i przygotujemy dedykowaną automatyzację, dostosowaną do Twojej firmy i procesów.