Automatisierte Abwicklung von Online-Bestellungen

Automatisierte Bestellabwicklung in 4 Minuten? Ja, das ist möglich.

Wenn Sie Ihre Bestellungen noch nicht über unsere Website aufgeben – jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, damit zu beginnen. Warum? Weil wir gerade die vollständige Automatisierung der Bestellabwicklung implementiert haben – vom Moment der Bestellung bis zur Übergabe des Pakets an den Kurier. Unser Rekord liegt bei 4 Minuten, einschließlich:

- automatische Überprüfung des Zahlungsstatus,

- Lagerbestandsprüfung (sowohl systemseitig als auch physisch),

- Ausstellung eines Verkaufsdokuments (Mehrwertsteuerrechnung oder Quittung),

- Generierung eines Kurieretiketts,

- Aufschlüsselung von Sets in Komponenten und Aktualisierung der Lagerbestände,

- doppelte Überprüfung der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (VIES),

- Versand einer personalisierten E-Mail mit Paketinhalt und Tracking-Link.

Zum Vergleich – zuvor dauerte der gesamte Prozess etwa 15 Minuten. Jetzt funktioniert er vollständig automatisch, nur unter menschlicher Aufsicht.

Vollständige EU-Mehrwertsteuer (VIES)-Konformität – integriert

Im Rahmen dieses Prozesses haben wir auch die automatische Erkennung von EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (VIES) implementiert – sowohl während der Bestellung als auch nach dem Import in BaseLinker.

- Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist, wendet das System automatisch 0% Mehrwertsteuer an und kennzeichnet die Bestellung als innergemeinschaftlich.

- Wenn die Nummer ungültig oder inaktiv ist, kann der Kunde dennoch eine Bestellung aufgeben – aber das System wendet den Standard-Mehrwertsteuersatz von 23% an.

Darüber hinaus löst eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Benachrichtigung an die Buchhaltungsabteilung mit Kundendetails und Überprüfungsergebnissen aus. Dies gewährleistet korrekte Dokumente und gibt der Buchhaltung einen vollständigen Überblick für die Berichterstattung.

Zahlungsabwicklung – automatisiert und sicher

Online-Zahlungen (Przelewy24, PayU, Blik)

Bestellungen werden sofort nach Zahlungsbestätigung bearbeitet. Das System erkennt den Zahlungsstatus und löst die nächsten Schritte aus: Dokumentenerstellung, Druck, Etikettengenerierung, Kunden-E-Mail.

Nachnahme (COD)

Automatisch erkannt, mit Kurieretiketten, die den Nachnahmebetrag enthalten.

Traditionelle Banküberweisungen

Die Verarbeitung verzögert sich bis:

- manuelle Zahlungsbestätigung,

- oder automatischer Import von der Bank oder E-Mail.

Verkaufskanalintegration und konsistente Benennung

Das System unterstützt alle über BaseLinker integrierten Vertriebskanäle – Allegro, Amazon, eBay, OLX, Shopee, WooCommerce, PrestaShop und mehr.

Unabhängig von Namensunterschieden pro Kanal wird jedes Produkt über SKU, EAN oder ID identifiziert, und der korrekte, einheitliche Name aus Fakturownia erscheint auf Rechnungen und Lagerdokumenten.

Jedes Verkaufsdokument wird auch als .pdf-Datei angehängt – sowohl Quittungen als auch Rechnungen behalten ihr vollständiges Layout und ihre Vorlage aus der Buchhaltungssoftware bei.

Diese Dokumente sind in BaseLinker eingebettet, was einen automatisierten Versand basierend auf vordefinierten Systemaktionen ermöglicht (Bestellungen → Automatische Aktionen).

Set-Verwaltung – automatische Aufschlüsselung in Komponenten

Sets (zusammengesetzte Produkte) werden:

- beim Bestellvorgang in Komponenten aufgeschlüsselt,

- als separate Artikel auf der Rechnung/Quittung angezeigt,

- korrekt in Lagerdokumenten dargestellt,

- jede Komponente wird einzeln vom Lagerbestand abgezogen.

Dies beseitigt Lagerfehler, Beschwerden und Missverständnisse mit Kunden. Es ermöglicht auch die Bestands- und Lagerverwaltung über verschiedene Filialen hinweg.

Der letzte manuelle Schritt? Nur die Aktualisierung der Übersetzungsmatrix

Wenn wir neue Produkte zu Fakturownia hinzufügen, führen wir nur aus:

1. Export einer XLS-Datei aus dem Fakturownia-Inventar,
2. Kopieren in Google Sheets, wo sich die SKU → Namensübersetzungsmatrix befindet.

Dies stellt sicher, dass selbst Produkte aus neuen Vertriebskanälen korrekt in ihre richtigen Namen übersetzt werden. Weder BaseLinker noch Fakturownia unterstützen dies derzeit nativ.

Vollständig in Make oder n8n (Low-Code) erstellt

Das gesamte System kann erstellt werden:

- in Make (Integromat) – das wir täglich verwenden und das für kleinere Betriebe ausreichend ist,

- oder in n8n – für diejenigen, die selbst gehostete Lösungen bevorzugen oder ein hohes Bestellvolumen haben.

Dieser Ansatz ist:

- kostengünstiger als manuelle Bearbeitung,

- schneller,

- zuverlässiger,

- und vollständig skalierbar.

Es funktioniert. Und es kann auch für Sie funktionieren.

Dies ist keine Theorie – dieses System funktioniert in der Praxis jeden Tag, verarbeitet Bestellungen aus mehreren Kanälen, spart Dutzende Minuten pro Bestellung und eliminiert Fehler.

Möchten Sie eine ähnliche Lösung implementieren?

Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen, eine maßgeschneiderte Automatisierung für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zu entwerfen und umzusetzen.